Internes Kontrollsystem – Umsetzung, Dokumentation und Prüfung

Der vorliegende Praxisleitfaden beschreibt eine systematische Einführung und Dokumentation eines unternehmensweiten internen Kontrollsystems. Eine besondere Rolle spielt dabei die Dokumentation. Eine vollständige und sachgerechte Dokumentation stellt die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung der Compliance dar und dient dem Nachweis sowie als Kommunikationsmedium der getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen. Sie ist unabdingbar bei jeder Art von Audits, die durch interne oder externe Auditoren und Prüfer durchgeführt werden. Die vorliegende Publikation wendet sich an alle Projektmitarbeiter: An die Projektleitung wie an die Projektmitarbeiter aus den Fachabteilungen bis hin zu den externen Beratern, die mit der Aufgabe der Implementierung und Dokumentation eines internen Kontrollsystems im Unternehmen beauftragt worden sind. Sie beschreibt eine strukturierte Vorgehensweise bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. Die geltenden Gesetze und Regelungen in Deutschland, in der Schweiz und in der Europäischen Union, welche die Existenz eines wirksamen internen Kontrollsystems begründen, werden nur am Rande erwähnt. Der Schwerpunkt dieses Leitfadens liegt auf der effizienten und effektiven Einführung und Dokumentation eines internen Kontrollsystems. Die im folgenden beschriebene zentrale, datenbankbasierte Softwarelösung bietet viele technische und organisatorische Vorteile, nicht nur bei der Einführung, sondern insbesondere auch bei der systematischen Verbesserung der Kontrollmechanismen im Laufe der Zeit sowie bei der Pflege einer adäquaten Dokumentation. Der noch immer weit verbreitete Einsatz von Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulationen bei derartigen Projekten stellt für diese Aufgaben keine echte Alternative dar. Die verwendete Projekt-Methodik ist unabhängig von der geplanten oder bereits eingesetzten Softwarelösung.